この新しいソフトウェアを導入する際に人事部門が行うべき最も重要なステップは、従業員に、ソフトウェアによって電子メールがスキャンされ、自動プロファイルが作成されることを通知することです。これは、ソフトウェアが従業員の個人情報を収集して使用するため、従業員のプライバシー権と期待に影響を及ぼす可能性があるためです。通知を行うことで、人事部門は従業員にソフトウェアの目的、範囲、結果、およびデータに関する従業員の選択肢と権利について知らせることができます。通知は、プライバシー管理の重要な原則である透明性と説明責任の重要な要素でもあります。通知を行うことで、人事部門は、電子通信プライバシー法 (ECPA)、保存通信法 (SCA)、公正信用報告法 (FCRA)、州のプライバシー法など、ソフトウェアに適用される可能性のあるさまざまなプライバシー法や規制に準拠できます。通知は、プライバシー侵害、契約違反、従業員の権利侵害の申し立てなど、ソフトウェアから生じる可能性のある潜在的な法的リスクや責任を回避するのにも役立ちます。参考資料:
* Peter P. Swire、DeBrae Kennedy-Mayo 著『米国民間部門のプライバシー』第 3 版、第 4 章、セクション 4.2.1、97-98 ページ。
* Peter P. Swire、DeBrae Kennedy-Mayo 著『米国民間部門のプライバシー』第 3 版、第 5 章、セクション 5.2.1、125-126 ページ。
* Peter P. Swire、DeBrae Kennedy-Mayo 著『米国民間部門のプライバシー』第 3 版、第 6 章、セクション 6.2.1、153-154 ページ。
* Mike Chapple および Joe Shelley 著『IAPP CIPP/US 認定情報プライバシー専門家学習ガイド』、第 4 章、セクション 4.1、113 ～ 114 ページ。

「アクセスとは、組織が保有する個人情報を閲覧する能力です。これは、情報の更新や修正を許可することで補完される場合があります。米国の法律では、信用報告書などの実質的な意思決定に情報が使用される場合、アクセスと修正が認められることが多いです。」

企業のプライバシー プログラムを開発する場合、プライバシー プロフェッショナルは、組織のビジネス目標、プロセス、リスク、およびプライバシーに関する法律と規制の要件とベスト プラクティスを理解する必要があります。これを実現するには、プライバシー プロフェッショナルは、IT、マーケティング、人事、法務、コンプライアンス、セキュリティ、上級管理職など、組織の階層内のさまざまなレベルの企業部門の個人との関係を確立し、維持する必要があります。これらの関係は、プライバシー プロフェッショナルが関連情報を収集し、プライバシーの問題とギャップを特定し、プライバシー ポリシーと手順を伝え、トレーニングと意識向上を提供し、コンプライアンスを監視し、競合を解決するのに役立ちます。
記載されている他の関係も重要ですが、企業のプライバシー プログラムを開発する上で内部関係ほど重要ではありません。参考資料:
* IAPP CIPP/US 認定情報プライバシー専門家学習ガイド、第 5 章: プライバシー プログラムの開発、セクション 5.1: プライバシー プログラム フレームワーク、p. 145-146
* IAPP CIPP/US 知識体系、ドメイン V: プライバシー プログラムの開発、目標 VA:
プライバシー プログラム フレームワークのコンポーネントを特定する、サブ目標 VA1: 組織内の個人の役割と責任を特定する、p. 23
* IAPP CIPP/US 試験ブループリント、ドメイン V: プライバシー プログラムの開発、目標 VA: プライバシー プログラム フレームワークのコンポーネントを特定する、サブ目標 VA1: 組織内の個人の役割と責任を特定する、p. 7