あなたは経験豊富なISMS監査チームリーダーで、研修中の監査員を指導しています。研修生は監査報告書における不適合の分類についてあなたに質問します。あなたは彼女の知識を試すため、以下の記述のうちどれが正しいかを4つ尋ねることにしました。
正解: A,C,E,H
正しい記述は以下の4つです。
* 重大な不適合については、現場でのフォローアップが行われる場合があります。
* 重大な不適合に対処するために講じられる措置は、通常、軽微な不適合に対処するために講じられる措置よりも大規模である。
* 複数の軽微な不適合は、重大な不適合としてまとめられることがある。
不適合は、その重要度を示すために等級付けされる場合があります。
ISO 19011:2018によると、不適合とは要求事項を満たしていない状態を指します1。不適合は、監査プログラムまたは監査依頼者によって定められた基準に基づいて、その重要度を示すために等級付けされる場合があります2。不適合の等級付けには、監査の性質と状況に応じて、重大、軽微、重大など、さまざまな用語やレベルが使用される場合があります3。ただし、重大および軽微な不適合の一般的な定義は次のとおりです。
* 重大な不適合とは、マネジメントシステムが意図した結果を達成する能力に影響を与える不適合、またはマネジメントシステムの重大な破綻を示す不適合のことです4。重大な不適合には、即時の是正措置と、監査員による現場でのフォローアップによる是正状況の確認が必要となる場合があります5。
* 軽微な不適合とは、マネジメントシステムが意図した結果を達成する能力に影響を与えない不適合、またはマネジメントシステムの単発的な不備を表す不適合のことです4。軽微な不適合には、指定された期間内に是正措置を講じ、監査員によるオフサイトでの検証によって是正が完了したことを確認する必要がある場合があります5。
不適合に対処するために講じる措置は、不適合の重大度と影響、および再発または悪化のリスクによって異なります。一般的に、重大な不適合に対処するための措置は、軽微な不適合に対処するための措置よりも大規模であり、問題の根本原因の特定と排除、予防措置の実施、および解決策の有効性の監視が含まれる場合があります。
複数の軽微な不適合は、同一の要求事項、プロセス、または領域に関連しており、かつ、システム全体の不具合またはマネジメントシステムに対する重大なリスクを示している場合、重大な不適合としてグループ化することができます。監査担当者は、専門的な判断と証拠に基づいたアプローチを用いて、不適合をグループ化するか個別に報告するかを決定する必要があります。
ISO 19011:2018のガイダンスに基づくと、その他の記述は誤りです。例えば、以下のとおりです。
* Option B is false, because nonconformities can be graded using different terms or levels, depending on the criteria established by the audit programme or the audit client2. The terms 'major' and 'minor' are not mandatory or universal, but rather examples of possible grading levels3.
* Option D is false, because very minor nonconformities should not be re-graded as opportunities for improvement, but rather reported as nonconformities, as they still represent a non-fulfilment of a requirement1. An opportunity for improvement is a suggestion for enhancing the performance or effectiveness of the management system, but it is not a nonconformity or a requirement.
* Option F is false, because the grading of nonconformities does not have to be explained to the auditee at the opening meeting, but rather at the closing meeting, where the audit findings and conclusions are presented and discussed. The opening meeting is intended to provide an overview of the audit objectives, scope, criteria, and methods, and to confirm the audit arrangements and logistics.
* Option G is false, because the auditee is not always responsible for determining the criteria for grading nonconformities, but rather the audit programme or the audit client, in consultation with the auditee and other relevant parties2. The auditee is responsible for taking corrective action to address the nonconformities, and for providing evidence of their completion and effectiveness.