1 - Web 上の Micosoft Excel で、[自動化] タブに移動します。
2 - スクリプトの実行アクションを追加して構成します。
3 - スクリプトを作成して保存します。
トピック 2、Contoso Pharmaceuticals
バックグラウンド
Contoso Pharmaceuticals は、北米全土に特殊医薬品、成分、原材料を販売しています。同社は、米国、メキシコ、カナダに 33 のオフィスと 12 の倉庫を持っています。顧客のニーズがますます高度化する中、Contoso は画期的な製品、卓越したサービス、資材の納期厳守で顧客を喜ばせたいと考えています。彼らは、エラーが発生しやすい、時間のかかる手動プロセスを自動化したいと考えています。Contoso は、注文と履行のプロセスを統合して自動化したいと考えています。
※当社は500台の配送トラックを保有しております。同社には 150 人のドライバーがおり、商品の配達にはサードパーティの請負業者を利用しています。
* 同社には 400 人の倉庫作業員と 30 人の財務担当者がいます。
* Contoso には 85 人の営業担当者と 50 人の顧客サービス担当者がいます。営業担当者は、ほとんどの時間を出張して顧客や見込み客を訪問することに費やします。
※IT部門はシステム管理者4名、システムアナリスト6名で構成されています。
現在の環境
概要
Contoso Pharmaceuticals には、カスタムのエンタープライズ リソース管理 (ERP) システムがあります。他のアプリケーションやサービスをシステムに統合するのは困難です。オフィススタッフは、契約書のスキャンまたはハードコピーを受け取った後、注文書、顧客注文、請求書を手動で入力します。
アプリケーション
* 同社は、各ユーザーのワークステーション上で実行される SMSApps という名前のカスタム サプライヤー管理システムを使用しています。システムの実行と維持にはコストがかかります。SMSApp には API がありません。
* 営業担当者は、Dynamics 365 Sales を使用して顧客のリクエストを管理します。
* Contoso には、Microsoft Power Platform 開発、ユーザー受け入れテスト (UAT)、および運用環境があります。
* 管理者は、テストをサポートするために環境ごとに 1 つの買掛金 (AP) メールボックスを作成します。
* DLP ポリシーの使用とデスクトップ フロー開発は自動化要件の一部として指定されています。
ビジネスプロセス
1. 営業担当者は、Microsoft Word 文書テンプレートを使用して見積書を作成します。このテンプレートを使用すると、担当者は、注文を履行するために必要な製品数量とコスト見積もりの詳細を含めることができます。担当者は見積書を PDF ファイルに変換し、承認を得るためにそのファイルを顧客に電子メールで送信します。
2. 営業担当者は財務チームに新しい注文について警告し、処理する見積書のコピーを財務チームに電子メールで送信します。
3. 財務チームは見積書を印刷し、SMSApp に発注書 (PO) を手動で作成して、既知の信頼できるベンダーに資料を要求します。
4. SMSApp は、PO を関係者に配布します。システムはコピーを財務チームの共有メールボックスに送信します。
5. 発注書がベンダーによって履行されると、システムは財務メールボックスに電子メールを送信します。財務チームは注文を倉庫にリリースします。
6. 資材はベンダーから Contoso の倉庫の 1 つに発送されます。倉庫作業員は送り状の重要な情報を SMSApp に入力します。材料は荷降ろされ、顧客に出荷されるまで倉庫に保管されます。
7. SMSApp で新しい毎日の注文を確認すると、新しく受け取った材料を待っている未処理の注文が保留中であることがわかります。
8. 倉庫作業者は、配達のために注文をトラックに積み込み、SMSApp で注文に完了のマークを付けます。
9. 営業担当者は、注文の履行ステータスと追跡情報を提供します。
10. 財務担当者は請求書を作成し、顧客に電子メールで送信します。事務員は電子メールのコピーを共有 AP メールボックスに送信します。
11. AP チームは共有メールボックスを監視して、顧客が請求書を支払ったことを確認します。
要件
機能要件
※大量のご注文は他のご注文よりも先に処理する必要がございます。
* 請求書は、受け取った商品と出荷時の梱包明細とを照合する必要があります。
* 財務チームは、不正防止活動を実施するために、取引データのパターンを分析できなければなりません。
* 受信注文に関するデータを SMSApp に入力するプロセスを自動化する必要があります。
* ソリューションは最小特権の原則に従う必要があります。
発注数量の流れ
* SMSApp で注文書の詳細を更新するには、アンマネージド ソリューションを作成する必要があります。フローでは手動トリガーを使用する必要があります。
* 買掛金チームのメンバーがソリューションのテスターとなります。発注書数量フローにアクセスできる必要があります。
請求書データの処理の流れ
※APメールボックスを監視するフローを作成する必要があります。請求書が添付ファイルとして受信トレイに到着すると、フローはフォーム処理モデルを使用して請求書データを自動的に処理する必要があります。フローでは、受け取った商品を梱包明細と照合する必要があります。
* 開発環境のユーザー受け入れテスト (UAT) と運用環境では、異なる買掛金電子メール アドレスを使用する必要があります。
* 環境変数を使用して、使用中の環境の買掛金メールボックスを表す必要があります。
* 複数のクラウド フロー、カスタム コネクタ、およびキャンバス アプリ全体で環境変数を使用できる必要があります。
技術的要件
* ユーザーは、従業員が必要な業務を実行するために必要なシステムにのみ接続およびアクセスできるようにする必要があります。
* すべての自動化フローはスタッフ間で共有または共有する必要があります。
* 個人の生産性自動化を構築するには、すべての従業員が新しい環境にアクセスできる必要があります。
* 生産性を最適化するには、デスクトップ フローのワークロードを分散する必要があります。
フローを監視する
* 請求書から抽出されたすべてのデータは、カスタム Dataverse エンティティに保存される必要があります。財務ロールの一部である従業員のみがすべての請求書データを編集できるようにする必要がありますが、請求書データの作成や削除は禁止する必要があります。
問題
請求書データ
すべてのユーザーは、請求書データを表示および変更できると報告しています。
新しい環境
* IT 部門が新しい環境を作成します。ユーザーは、デスクトップ フローをトリガーする環境で FlowA という名前のクラウド フローを作成します。ユーザーから、クラウド フローによってデスクトップ フローの実行がトリガーされないと報告されました。
* Microsoft Dataverse は新しい環境ではプロビジョニングされません。デフォルト環境でデスクトップ フローを作成しようとしましたが、Dataverse エラー メッセージが表示され、続行できません。
データ入力の自動化フロー
管理者は開発環境で新しいデスクトップ フローを実行し、SMSApp へのデータ入力を自動化します。フローは自動的に一時停止状態に戻ります。
注文処理の流れ
無人デスクトップ フローを使用して、顧客とのコミュニケーション プロセスを自動化する必要があります。フローは、SMSApp 内の各アクティブな注文の履行ステータスを確認する必要があります。注文が履行された場合、フローは注文の追跡情報を含む電子メールを顧客に送信する必要があります。
