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ペニーは最近、家庭用品アクセサリーをオンラインで販売するAce Spaceに新しいプライバシーオフィサーとして入社しました。同社はカリフォルニアに拠点を置いていますが、昨年ソーシャルメディアのインフルエンサーによる素晴らしい宣伝効果でEUからの売上が急増し、この拡大を支えるためにアイルランドに地域オフィスを設立しました。Ace Spaceの業務内容を理解し、自身のプライバシーに関する優先事項を把握するため、ペニーは複数の同僚との面談を設定し、彼らのこれまでの業務内容やコンプライアンスへの取り組みについて聞き取りを行いました。
ペニーのマーケティング部門の同僚は、新たな売上と会社の計画に期待を寄せているものの、ペニーが自身の成長機会の一部を阻害してしまうのではないかと懸念している。彼はペニーにこう言った。「休憩室で誰かが新しいプライバシー法について話しているのを聞いたが、私たちには影響がないと思う。私たちは小さな会社だ。オンラインでアクセサリーを販売しているだけだから、本当のリスクはどこにある？」また、急いでプロジェクトを完了させるために、複数の中小企業と提携していることも伝えた。「期限を守らないと損をする。私は契約書に署名し、財務部門のジムに支払いを承認してもらうだけだ。契約書の確認には時間がかかり、私たちには到底足りない。」ITチームのメンバーとのミーティングで、ペニーはエース・スペースがウェブサイトを悪意のある活動から守るために多くの予防措置を講じているものの、物理的なファイルや社内インフラには同等の注意を払っていないことを知った。ペニーのIT部門の同僚から、元従業員が退職時に金融データが入った暗号化USBキーを紛失したという話を聞いた。昨年、会社はフィッシング攻撃の被害に遭い、顧客データベースへのアクセスが危うく失われるところだった。ペニーはIT部門の同僚から、ITチームが
「何をすべきか、誰が何をすべきか全く分かりませんでした。訓練も受けていませんでしたが、私たちは少人数のチームなので、最終的にはうまくいきました。」ペニーさんは、これらの問題がエーススペースのプライバシーとデータ保護に悪影響を及ぼすのではないかと懸念しています。
ペニーは、同社が海外での売上拡大に向けた確固たる計画を持っていることを認識しており、CEOと緊密に連携して組織にデータに関する「改革」をもたらす予定です。彼女の使命は、社内に強固なプライバシー文化を育むことです。
ペニーは今日、エース スペースの CEO と会議をしており、第一印象と次のステップの概要を話すよう求められています。
エース スペースが保有する個人データの所在、分類、処理目的をペニーが理解するための最良の方法は何ですか?

次のどれが主要な技術データ管理領域ではありませんか?

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アミラは、NatGenの急速な成長に胸を躍らせています。長年のビジネスパートナーであるサディと共同最高経営責任者（CEO）を務めるアミラは、同社がグリーンエネルギー市場における主要企業へと成長するのを見守ってきました。現在の製品ラインには、風力タービン、太陽光発電パネル、地熱発電システム用機器などが含まれています。優秀な開発チームを擁するNatGenの製品ラインは、今後も成長を続けるでしょう。
事業拡大に伴い、アミラとサディは、会社の成長管理を支援するために新たに採用された上級スタッフからアドバイスを受けています。最近の提案の一つは、プライバシー法と会社のプライバシーポリシーの遵守を確実にするために、法務部門とセキュリティ部門を統合するというものです。これはアミラにとって複雑すぎるように聞こえます。彼女は、各部門がそれぞれのニーズに最適な方法で顧客データを利用、収集、保管、廃棄できるようにしたいと考えています。彼女は、管理監督や複雑な組織体制が、革新的な仕事に取り組む人々の邪魔になることを望んでいません。
サディも同様の見解を持っている。新任の最高情報責任者（CIO）が提案した新しいプライバシープログラムの設計スケジュールは、サディにとっては不必要に長いと感じられる。顧客と従業員のデータの電子保存には、可能な限り最高の機器を使用するという。サディは、NatGen社が機器のリストと費用の見積もりだけを要求している。しかしCIOは、その段階に進む前に検討すべき課題が数多くあると主張している。
いずれにせよ、サディとアミラは従業員に仕事に集中できる時間を与えることを主張しています。両CEOとも、従業員のポリシー遵守状況の監視を下位レベルの管理職に委ねたいと考えています。アミラとサディは、これらの管理職が各部署にとって最適な方法で会社のプライバシーポリシーを調整できると考えています。NatGenのCEOは、データが通常の業務活動において常に使用される限り、グリーンエネルギーの推進という名目でプライバシーポリシーを柔軟に解釈しても、顧客ベースに懸念が生じる可能性は極めて低いことを認識しています。
セイディとアミラにとって最も困惑させられたのは、CIOからプライバシーコンプライアンスホットラインの設置を勧告されたことだろう。セイディとアミラはこの点については譲歩したが、従業員が交代でプライバシーポリシー違反の報告に対応できるようにすることで妥協点を見出そうとしている。従業員は特別な準備は必要ないため、導入は容易だ。聞いた懸念事項を記録するだけで済むからだ。
サディとアミラは、理念に忠実であり続けながら、創造性と従業員の士気を抑圧する企業文化から身を守ることは容易ではないことを認識しています。彼らは、すべての上級管理職が独自のアプローチを試すことのメリットを理解してくれることを願っています。
最高情報責任者 (CIO) が必要な IT 機器のリストを作成することが適切ではないと考える最も可能性の高い理由は何ですか?

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リチャード・マクアダムス氏は最近ロースクールを卒業し、バージニア州レキシントンの小さな町に戻り、高齢の祖父の法律事務所を手伝うことにしました。マクアダムス氏は、自分が完全に引退した後は孫に事務所を継いでほしいと考え、事務所内で限定的で軽めの役割を担うことを希望していました。マクアダムス氏はリチャード氏に加え、2人のパラリーガル、事務アシスタント1名、そして基本的なネットワーク関連業務全般を担当するパートタイムのITスペシャリスト1名を雇用しています。リチャード氏が事務所に落ち着き、今後の成長戦略を検討した暁には、さらに従業員を雇用する予定です。
リチャードは着任早々、オフィスの近代化に必要な作業量の多さに驚きました。特に顧客の個人データの取り扱いに関する作業が目立ちました。彼の最初の目標は、ファイルキャビネットに保管されているすべての記録をデジタル化することです。多くの文書には、個人を特定できる財務データや医療データが含まれているためです。また、リチャードは事務員が一日中大量のコピーを行っていることにも気づきました。この行為は、ファイルキャビネット内のファイル数を日々増加させるだけでなく、正式なポリシーがしっかりと整備されていない限り、セキュリティ上の問題を引き起こす可能性があります。リチャードはまた、ビルを頻繁に訪れる顧客の目に入る場所に設置されている共用のコピー機/プリンターの過剰な使用にも懸念を抱いています。さらに、全従業員が同じファックス機を使用していることも懸念事項です。リチャードは、個人データが最大限のセキュリティと保護を受けられるよう、ファックス機の使用を大幅に削減し、年末までに厳格なインターネットファックスポリシーを導入したいと考えています。
リチャードは祖父に懸念を伝えました。祖父も、データストレージ、データセキュリティの更新、そしてあらゆる側面における個人データ保護を強化するための総合的なアプローチが必要だと同意しました。マクアダムス氏は彼にそうする自由と権限を与えました。リチャードは弁護士としてのキャリアをスタートさせるだけでなく、小さな事務所のプライバシーオフィサーとしても活躍しています。リチャードは翌日、IT担当者と面談し、オフィスのコンピュータシステムの現在の設定と管理状況を把握する予定です。
次のポリシー ステートメントのうち、クライアントの個人データをさらに保護するために追加の指示が必要なものはどれですか。

組織のデータインベントリまたはデータマップを実施する主な理由は何ですか?