Googleドライブではファイルが既にラベル付けされて整理されているため、ユーザーが契約書であるすべてのファイルを素早く特定する最も効率的な方法は、「契約書」というラベルが付いたファイルを検索することです。
これにより、契約書としてラベル付けされたファイルのみがフィルタリングされて表示されるため、必要なファイルを見つけるための最も迅速かつ簡単な方法となります。

Google Workspace の高度なモバイル管理機能は、サードパーティ製アプリや追加ライセンスを必要とせずに、モバイルデバイスを保護するために必要な機能を提供します。これには、パスコードの強制適用や、iOS および Android デバイス両方でのリモートアカウント消去機能の有効化が含まれます。高度な管理機能により、セキュリティ要件を満たしながら、効率的な設定と組織の既存ライセンスの範囲内での運用を実現します。

従業員が長期休暇中にGoogle Workspaceのデータを保持し、チームメンバーがそのデータにアクセスできるようにし、従業員の復帰時にアカウントを完全に復元することを前提としてコストを最小限に抑えるには、アーカイブユーザーライセンスを購入して従業員に割り当てるのが最善の方法です。
オプションBがすべての要件を満たす最も適切かつ費用対効果の高い解決策である理由は以下のとおりです。
B．アーカイブユーザーライセンスを購入し、そのライセンスを従業員に割り当てます。
Google Workspace では、フルユーザーライセンスよりも大幅に低コストでアーカイブユーザーライセンスを提供しています。アーカイブユーザーライセンスをアカウントに割り当てると、データ（Gmail、Drive、その他の Workspace サービスを含む）は保持され、他の承認済みユーザー（管理者や委任されたチームメンバーなど）がアクセスできます。ユーザー自身はログインしたりサービスを利用したりできないため、コストを最小限に抑えることができます。従業員が復帰したら、フル Business Plus ライセンスを簡単にアカウントに再割り当てでき、データの損失や複雑な復元プロセスなしに、フルアクセスを復元できます。
Google Workspace 管理者向けトピックガイドまたはドキュメントの参考資料: Google Workspace 管理者向け公式ヘルプドキュメントの「アーカイブ済みユーザーライセンスについて」（または類似のタイトル）には、このシナリオがアーカイブ済みユーザーライセンスの想定される使用例として明記されています。このドキュメントでは、コスト削減、データの保持、管理者によるデータへのアクセス（およびアクセス権の委任）、ユーザーが復帰した際のフルライセンスへのスムーズな移行について説明しています。
A．管理者コンソールでアカウントを停止する。
アカウントを一時停止すると、ユーザーはアカウントにアクセスできなくなりますが、通常はライセンス費用全額が発生します。管理者は一時停止中のアカウント内の一部のデータにアクセスできる場合がありますが、アーカイブ済みユーザーライセンスのようなコスト削減効果は得られません。さらに、一時停止期間やGoogleのポリシーによっては、有効なライセンスまたはアーカイブ済みライセンスがない場合、長期的なデータ保持に影響が出る可能性があります。
Google Workspace 管理者向けトピックガイドまたはドキュメントの参考資料: Google Workspace 管理者ヘルプの「ユーザーの一時停止または復元」に関するドキュメントでは、アカウントの一時停止機能について説明しています。このドキュメントは、アクセス権の一時的な取り消しに重点を置いており、委任アクセスの可能性を伴う長期的な費用対効果の高いデータ保存については扱っていません。
C．Takeoutを使用してアカウントデータをエクスポートし、管理コンソールでユーザーライセンスを削除します。
Google Takeout を使用するとユーザーデータをエクスポートできますが、これは Google Workspace と直接統合されていない別のアーカイブを作成します。エクスポートされたデータへのチームメンバーのアクセス権限を付与するのは煩雑で、元の Workspace 環境内でアクセスするほどスムーズではありません。ユーザーライセンスを削除すると、Google Workspace でのデータ保持が停止され、従業員が復帰した際にアカウントを完全に復元するにはデータを再インポートする必要があり、これは複雑で時間がかかり、データ損失や不整合につながる可能性があります。このオプションはライセンスを削除することでコストを最小限に抑えることができますが、容易なアクセスとシームレスな復元という利点が失われます。
Google Workspace 管理者向けトピックガイドまたはドキュメントの参照: Google Takeout のドキュメントでは、Google サービスからデータをエクスポートする目的について説明しています。これは主に個人利用またはデータ移行を目的としたものであり、Workspace 環境内での一時的なデータ保存や共同アクセスを目的としたものではありません。通常、ライセンスを削除すると、代替手段 (アーカイブ済みユーザー ライセンスなど) が適用されていない限り、一定期間後にデータが削除されます。
D．従業員のメールをコピーし、ファイルの所有権をチームメイトに譲渡します。ユーザーアカウントを削除します。
この方法は、データの大幅な操作とコンテキストの喪失を伴います。メールをコピーしてもメールボックスの構造全体が保持されない可能性があり、重要な情報が欠落する可能性があります。ファイルの所有権の移転は複雑になる場合があり、すべての種類のデータや共有アイテムを網羅できない可能性があります。ユーザーアカウントを削除するとデータが完全に削除されるため、従業員が復帰した際に完全に復元することは不可能になります。このオプションは、従業員のワークスペースデータを保持し、後でアカウントを復元するには適していません。
Google Workspace のアソシエイト管理者向けトピックガイドまたはドキュメントの参考資料：Google Workspace のアカウント管理のベストプラクティスでは、復帰する従業員のためにユーザーアカウントとデータを保持することを重視しています。一時的な休暇を目的としたアカウントの削除は、データ復旧やアカウント再作成に伴う困難とリスクがあるため、強く推奨されません。
したがって、データの保存、チームメンバーへのアクセス権の付与、休暇中のコストの最小化、復帰時の完全な復元といったすべての要件を満たす最も適切な対策は、アーカイブユーザーライセンスを購入し、従業員に割り当てることです。

ここで重要な情報は、「ユーザーは5人まで」と「代理店ユーザーは元のメールアドレスを使用する必要があります。代理店のドメインをセカンダリドメインとして追加しました」です。ユーザー数が少ない場合（5人）、管理コンソールで手動で作成するのが最も簡単でシンプルな方法です。新しいユーザーを作成する際、管理コンソールでは、Google Workspaceアカウントに追加したセカンダリドメインの中から、プライマリメールアドレスのドメインを選択できます。

グループまたは組織単位（OU）レベルでYouTubeへのアクセスを有効にすることで、特定のユーザーグループを対象にYouTubeへのアクセスを許可できます。同時に、同じユーザーに対してMerchant Centerへのアクセスを無効にすることで、YouTubeにはアクセスできるがMerchant Centerにはアクセスできないように設定できます。この方法は、Google Workspaceの組み込み機能を利用して、ユーザーグループまたは組織単位に基づいてアクセスを管理します。